Eine Archivanfrage vorbereiten

Konkrete Schritte: Die Archiv-Anfrage formulieren

Bevor Sie ein Archiv kontaktieren, müssen Sie drei Dinge festlegen: Was Sie genau wissen, in welchem Verhältnis Sie zur gesuchten Person stehen und welche Unterlagen Sie benötigen. Eine vage Anfrage führt zu Wartezeit und oft zu einer Antwort, die nicht weiterhilft. Arbeiten Sie systematisch vom gesicherten Datum, Namen oder Ort zu überprüfbaren Quellen.

1. Die vorhandenen Fakten sichern

Notieren Sie alles, was Sie bereits haben, bevor Sie eine Anfrage stellen. Die Mindestangabe für jede Archivrecherche ist der vollständige Name und das Geburtsdatum der gesuchten Person. Ohne diese Angaben kann kein Archiv eine Verlustmeldung oder eine Kriegsstammrolle zuordnen.

Sammeln Sie in dieser Reihenfolge: - Name (alle Schreibweisen, die in Dokumenten vorkommen könnten, in Namentlichen Verlustmeldungen (NVM) sind Namen oft nach Gehör notiert) - Geburtsdatum und Geburtsort - Todesdatum oder ungefähres Jahr - Letzte bekannte Einheit (z. B. 7./JG 52 oder 2./KG 4) - Dienstgrad zum Zeitpunkt des Verlustes - Absturzort (Land, Region, nächstgelegener Ort)

Fehlt die Einheit, wird die Recherche aufwändiger, ist aber möglich. Das Bundesarchiv (Abteilung Militärarchiv) in Freiburg kann über die WASt-Kartei auch ohne Einheit suchen, die Erfolgsquote hängt von der Vollständigkeit der Namens- und Geburtsdaten ab. Die Kartei ist personenbezogen, nicht einheitsbezogen.

2. Das Verwandtschaftsverhältnis angeben

Personenbezogene Daten unterliegen dem Bundesarchivgesetz (BArchG). Die Schutzfrist beträgt 30 Jahre nach dem Tod der Person, andernfalls 110 Jahre nach der Geburt [Bundesarchivgesetz, Stand 2026]. Für Personen, die vor 1996 gestorben sind oder vor 1916 geboren wurden, ist die Frist abgelaufen. In allen anderen Fällen müssen Sie Ihr berechtigtes Interesse nachweisen.

Geben Sie in der Anfrage an: - Verwandtschaftsgrad (z. B. Enkel, Neffe, Großneffe) - Eigenes Geburtsdatum (zur Überprüfung der Identität) - Zweck der Recherche (Familienforschung, Lokalhistorie, wissenschaftliche Arbeit)

Ohne diese Angabe werden personenbezogene Unterlagen nicht herausgegeben. Das Bundesarchiv verlangt bei Anfragen zu Lebenden oder noch unter Schutzfrist stehenden Personen eine schriftliche Vollmacht des Betroffenen oder einen Nachweis der direkten Abstammung.

3. Den Zweck der Anfrage formulieren

Das Archiv muss verstehen, was Sie mit den Unterlagen vorhaben. Formulieren Sie einen konkreten Zweck:

• „Ich möchte den genauen Todesumstand und die letzte Ruhestätte meines Großvaters ermitteln, der als Bordfunker bei der 3./KG 51 gefallen ist.“
• „Für eine lokalhistorische Dokumentation des Absturzes einer He 111 am 15. Oktober 1943 bei Musterdorf benötige ich die Verlustmeldung der Besatzung und den Luftgaukommando-Bericht.“
• „Ich suche die Kriegsstammrolle meines Onkels, um seinen Werdegang bei der Luftwaffe zu rekonstruieren.“

Ein klarer Zweck hilft dem Archivar, die richtigen Bestände auszuwählen. Eine Anfrage wie „Ich suche alles zu meinem Großvater“ führt zu einer allgemeinen Antwort mit vielen unnötigen Kopien.

4. Die gesuchten Unterlagen präzise benennen

Nennen Sie die konkreten Dokumenttypen, die Sie benötigen. Das Archiv kann nur dann gezielt suchen, wenn Sie wissen, was es gibt. Die wichtigsten Typen für Fliegerschicksale sind:

• Namentliche Verlustmeldung (NVM), das zentrale Formular der Wehrmacht für jeden gefallenen, verwundeten oder vermissten Soldaten. Enthält Todesursache, Ort, Datum und Einheit.
• Kriegsstammrolle, die personenbezogene Grundkartei jedes Wehrmachtssoldaten mit Dienstzeit, Einheiten und Verbleib.
• Flugbuch, persönliches Logbuch des Piloten mit Einsätzen, Daten und Unterschriften.
• Bordbuch, Einsatzdokument des Flugzeugs mit Besatzungsliste.
• Luftgaukommando-Bericht, militärischer Absturzbericht mit technischen Details und Bergungsanweisungen.
• MACR (Missing Air Crew Report), das US-Äquivalent zur NVM für abgestürzte Bomberbesatzungen (National Archives, Washington).
• RAF Bomber Command Loss Card, Karteikarte für jeden verlorenen Bomber (National Archives, Kew).
• Gräberkartei, Karteikarten des Volksbundes mit Grablagen und Umbettungsdaten.

Geben Sie an, ob Sie die Originaldokumente als Scan, als Kopie auf Papier oder nur eine Auskunft aus der Kartei benötigen. Das Bundesarchiv berechnet 15 € pro angefangener Stunde für Recherche (Stand 2024, gültig bis auf Weiteres, Quelle: Bundesarchiv). Kopien kosten zusätzlich.

5. Die richtige Archiv-Adresse wählen

Nicht jedes Archiv führt alle Bestände. Wählen Sie das Archiv, das die von Ihnen gesuchten Unterlagen verwaltet:

Archiv	Zuständigkeit	Bestand
Bundesarchiv (Militärarchiv Freiburg)	Wehrmachtsverlustunterlagen, WASt-Kartei, Kriegsstammrollen, Flugbücher	NVM, Stammrollen, Bordbücher
Volksbund Deutsche Kriegsgräberfürsorge	Gräbernachweise, Umbettungsdaten, Vermisstenbildlisten	Gräberkartei
Arolsen Archives (International Tracing Service)	Kriegsgefangenenlisten, Todesbescheinigungen, Vermisstenmeldungen	Personenbezogene Daten
National Archives (UK), Kew	RAF-Verluste über Europa	AIR 81 (Loss Cards), AIR 27 (Operations Records)
Commonwealth War Graves Commission	Gräber und Gedenkstätten für Commonwealth-Soldaten	Online-Datenbank
Lokale Archive (Stadt-/Kreisarchive)	Absturzprotokolle, Polizeiberichte, Zeitungsmeldungen, Gräberlisten	Lokale Überlieferung

Wenn Sie die Einheit kennen, ist das Bundesarchiv in Freiburg die erste Adresse. Kennen Sie nur den Namen und das Geburtsdatum, beginnen Sie ebenfalls dort. Für Gräberfragen ist der Volksbund der einzige Ansprechpartner für deutsche Soldaten des Zweiten Weltkriegs. Private Initiativen haben keine Befugnis für Umbettungen.

6. Die Anfrage aufsetzen, Musterformular

Verwenden Sie das WASt-Suchformular des Bundesarchivs für personenbezogene Anfragen. Das Formular ist online verfügbar unter der Rubrik „Recherche“ auf der Website des Bundesarchivs. Für Gräberanfragen nutzen Sie das Online-Formular des Volksbundes.

Ein Mustertext für eine schriftliche Anfrage:

Betreff: Recherche zu [Name, Geburtsdatum], Verlustmeldung und Grablage

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bitte um Recherche zu folgendem Soldaten der Luftwaffe:

Name: [Vollständiger Name, alle bekannten Schreibweisen] Geburtsdatum: [TT.MM.JJJJ] Geburtsort: [Ort] Todesdatum (geschätzt): [TT.MM.JJJJ oder Monat/Jahr] Letzte Einheit: [z. B. 5./JG 3] Dienstgrad: [z. B. Obergefreiter]

Verwandtschaftsverhältnis: Ich bin der Enkel des Genannten. Eigenes Geburtsdatum: [TT.MM.JJJJ]

Zweck der Anfrage: Familienforschung zur Klärung der Todesumstände und der letzten Ruhestätte.

Gesuchte Unterlagen: - Namentliche Verlustmeldung (NVM) - Kriegsstammrolle - Gräberkartei (Volksbund)

Bitte teilen Sie mir mit, ob Unterlagen vorhanden sind und welche Kosten auf mich zukommen. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

7. Quellenkritik nach Erhalt der Unterlagen

Wenn Sie die Unterlagen erhalten, überprüfen Sie sie systematisch. Der häufigste Fehler ist das blinde Vertrauen in eine einzelne Quelle. Eine NVM kann fehlerhafte Angaben enthalten, weil sie unter Zeitdruck ausgefüllt wurde. Die MACR eines US-Bombers basiert auf der letzten Sichtung vor dem Start, in 10 bis 15 Prozent der Fälle fehlen Namen von Besatzungsmitgliedern, die erst später als vermisst gemeldet wurden (Schätzung auf Basis von Stichproben in der MACR-Serie, National Archives).

Vergleichen Sie die Angaben aus verschiedenen Quellen: - NVM und Kriegsstammrolle sollten in Einheit und Dienstgrad übereinstimmen - Gräberkartei und NVM sollten dasselbe Todesdatum nennen - Luftgaukommando-Bericht und lokaler Polizeibericht können unterschiedliche Absturzzeiten angeben, die Wehrmacht verwendete Mitteleuropäische Zeit, alliierte Quellen oft Greenwich Mean Time

Weicht eine Angabe ab, notieren Sie die Quelle mit Signatur und Jahr. Eine Abweichung von einem Tag beim Datum ist die Regel und kein Fehler. Weicht die Todesursache ab (z. B. „Feindflug“ in der NVM, aber „Kollision“ im Luftgaubericht), ist die Ursache aus der Primärquelle mit der höheren Auflösung zu bevorzugen.